Afspraken staan op papier
Voorheen werd na een overleg niets vastgelegd. Nu staat in een paar alinea's wat er is besloten en wie wat gaat doen.
LiveGemaakt voor
AI vergadersamenvattingen
AI maakt van de opname van een overleg een samenvatting met actiepunten, zodat afspraken niet verloren gaan.
- Rol
- Zelf ontworpen en gebouwd, van begin tot eind
- Periode
- november 2025 – april 2026
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau voor het onderwijs. In een overleg worden besluiten genomen en taken verdeeld, maar alles daarna uitwerken kostte te veel tijd, dus werd er niets samengevat. Ik heb een oplossing gebouwd waarmee een collega de opname van een overleg in een chat uploadt en AI daar een samenvatting van schrijft, in de vorm waar de collega om vraagt.
Opname van een overlegGeüpload in een chatMaak een samenvatting met actiepunten.
TeamoverlegOpname
SamenvattingIn dezelfde chat
Geschreven door AIActiepuntenPlanning delen voor vrijdagNieuwe vacatures nalopen
Wat het verbetert
Een samenvatting in de gevraagde vorm
De collega geeft zelf aan wat er in de samenvatting moet staan, zoals actiepunten of besluiten. De samenvatting bevat dan alleen wat nodig is, niet het hele gesprek woord voor woord.
Samenvatten kost geen tijd meer
AI schrijft de samenvatting op basis van de opname. Niemand hoeft het overleg nog zelf uit te werken, wat eerder te veel tijd kostte.
Het probleem
VOORHEEN
Een overleg werd niet samengevat
Na een overleg werd er niets samengevat: alles uitwerken zou te veel tijd kosten. Wat er was besloten en wie wat zou doen, werd daardoor nergens vastgelegd.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom geen letterlijk verslag
De gebruikelijke oplossing is een transcriptieprogramma dat het hele gesprek letterlijk uitschrijft. Dat levert pagina's tekst op, waar iemand de besluiten en actiepunten nog steeds zelf uit moet halen. Het uitgangspunt was daarom een samenvatting die direct laat zien wat er is afgesproken.
De oplossing
DE OPNAME
Een opname uploaden in een chat
Een collega uploadt de opname van het overleg, gemaakt met een telefoon of in een online vergadering, en schrijft erbij wat voor samenvatting er nodig is.
TeamoverlegOpname
DE SAMENVATTING
AI schrijft wat er is afgesproken
Eén AI zet de opname om naar tekst, een tweede AI schrijft daar de samenvatting van in de gevraagde vorm. De collega krijgt een e-mail zodra de samenvatting klaarstaat.
Geschreven door AIActiepuntenPlanning delen voor vrijdagNieuwe vacatures nalopen
HET VERVOLG
Doorvragen en downloaden
De samenvatting staat in de chat. Daar kan de collega om een aanpassing vragen, of er een Word-bestand van laten maken om te delen.
Zet de actiepunten per persoon.Aangepast. Wil je er een Word-bestand van?Download als Word
PRIVACY
De samenvatting is van wie die aanvraagt
De opname wordt na het verwerken verwijderd. De samenvatting staat alleen in de chat van de collega die de opname uploadde, en de e-mail bevat geen inhoud, alleen een link naar die chat. Het systeem stuurt niets automatisch naar anderen: de collega bepaalt zelf met wie de samenvatting wordt gedeeld.
Je samenvatting staat klaarGeen inhoud in deze e-mail.Open je chat →
Jouw chatWord-bestandActiepunten
Hoe het werkt
Van een opname tot een samenvatting in de chat. Onderweg doen twee AI's het werk: de ene schrijft het overleg uit, de andere vat het samen.
Collega → Systeem van Derec · Een opname en een vraag
Een collega uploadt de opname
De collega uploadt de opname in een chat en schrijft erbij wat er nodig is, zoals actiepunten of besluiten. De chat bevestigt direct dat er een e-mail volgt.Zijn er meerdere opnames geüpload, dan volgt er één samenvatting van het geheel.
Systeem van Derec → AI · transcriberen · De opname
AI zet de opname om naar tekst
De eerste AI schrijft het overleg uit en houdt daarbij de sprekers uit elkaar. Bij een lang overleg kost dat tijd, dus gebeurt het op de achtergrond: de chat wacht niet op het resultaat en de collega kan intussen doorwerken.
AI · transcriberen → AI · samenvatten · Het uitgeschreven overleg
Een tweede AI vat het samen
De tekst gaat door naar een tweede AI. Die schrijft de samenvatting, in de vorm waar de collega om vroeg.
AI · samenvatten → Systeem van Derec · De samenvatting
De samenvatting komt in de chat
De samenvatting komt in de chat van de collega, en nergens anders.
Systeem van Derec → Collega · Een e-mail met een link
De samenvatting staat klaar
De collega krijgt een e-mail met een link naar de chat. In die chat kan de collega om een aanpassing vragen, zoals de actiepunten per persoon, of er een Word-bestand van laten maken.
Waar het op draait
- Chatomgeving met bestandsuploadNeemt de opname aan en is de plek waar de samenvatting verschijnt.
- Speech-to-text-AI met sprekerherkenningZet de opname om naar tekst en houdt de sprekers uit elkaar.
- LLM met vaste instructies (prompt)Schrijft de samenvatting in de vorm waar de collega om vraagt.
- E-mailnotificatieLaat de collega weten dat de samenvatting klaarstaat.
Wat het oplevert
Sinds november 2025 is het in gebruik bij Derec, en sinds maart 2026 voor alle collega's. Een overleg levert nu een samenvatting op zonder dat iemand daar tijd voor hoeft vrij te maken.
Wat er in een overleg is afgesprokenEerstWerd nergens vastgelegdNuStaat in een samenvatting met actiepunten
Wie het verslag maaktEerstNiemandNuAI, op basis van de opname