Direct opvolgen
De verantwoordelijke recruiter hoort het op het moment dat iemand solliciteert, niet pas nadat een e-mail is doorgestuurd. Zo kan de recruiter contact opnemen terwijl de sollicitant nog op zoek is.
LiveGemaakt voor
Automatische sollicitatieverwerking
Sollicitaties via een partnersite komen automatisch als kandidaat in het recruitmentsysteem, gekoppeld aan de juiste vacature.
- Rol
- Zelf ontworpen en gebouwd, van begin tot eind
- Periode
- mei – juni 2026
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau voor het onderwijs. De vacatures van Derec staan ook op de vacaturesite van een partner, waar kandidaten direct kunnen solliciteren. Ik heb een oplossing gebouwd waarmee elke sollicitatie automatisch als kandidaat in het recruitmentsysteem komt, gekoppeld aan de juiste vacature, en de verantwoordelijke recruiter daar direct een e-mail over krijgt.
SollicitatieVia een partnersite
- Naam
- Aiden
- Vacature
- Docent Nederlands
- Beschikbaar vanaf
- 1 augustus
- Cv
- Bijgevoegd
Dossier van AidenIn het recruitmentsysteemDe recruiter heeft een e-mail
Kandidaat aangemaakt
Cv toegevoegd
Motivatie als notitie
Gekoppeld aan de vacature
Wat het verbetert
Niemand hoeft sollicitaties te verdelen
Voorheen las een collega elke e-mail om te bepalen voor wie die bestemd was. Nu komt een sollicitatie automatisch bij de verantwoordelijke recruiter terecht.
Alles staat al in het dossier
Het systeem zet de contactgegevens, het cv en de motivatie in het dossier van de kandidaat, gekoppeld aan de vacature. Niemand hoeft nog iets over te typen.
Het probleem
VOORHEEN
Elke sollicitatie kwam binnen als e-mail
Een sollicitatie via de partnersite kwam als e-mail in één postvak terecht. Een collega las elke e-mail, zocht uit bij welke vacature en welke recruiter de sollicitatie hoorde, en stuurde die door. Pas daarna kwam de kandidaat in het recruitmentsysteem.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom niet automatisch doorsturen
De gebruikelijke oplossing is een regel in het postvak die elke e-mail automatisch doorstuurt. Dan komt de sollicitatie sneller bij iemand aan, maar moet die persoon nog steeds uitzoeken bij welke vacature de sollicitatie hoort en alles overtypen. Daarom was het uitgangspunt een directe koppeling: een sollicitatie komt als kandidaat in het recruitmentsysteem, bij de juiste vacature.
De oplossing
DE SOLLICITATIE
Elke sollicitatie komt direct binnen
Solliciteert iemand via de vacaturesite van de partner, dan stuurt die site de sollicitatie direct door naar het systeem van Derec.
- Naam
- Aiden
- Vacature
- Docent Nederlands
- Beschikbaar vanaf
- 1 augustus
- Cv
- Bijgevoegd
DE VACATURE
Het systeem vindt de juiste vacature
Het systeem herkent op welke vacature van Derec is gesolliciteerd. Daarmee is ook bekend welke recruiter verantwoordelijk is.
Link in de sollicitatieNaar de vacature
DE KANDIDAAT
In het dossier van de kandidaat
De sollicitant komt als kandidaat in Carerix, het recruitmentsysteem waar het hele bedrijf in werkt, met het cv en de motivatie erbij en gekoppeld aan de vacature.
AidenBeschikbaar vanaf 1 augustus
Cvcv-aiden.pdf
MotivatieAls notitie
Docent NederlandsVacature
DE MELDING
De recruiter krijgt een e-mail
In de e-mail staat wie er heeft gesolliciteerd en op welke vacature. De recruiter kan direct contact opnemen.
Aan de recruiter
Nieuwe sollicitatieAiden heeft gesolliciteerd op Docent Nederlands.Open het dossier
CONTROLE
Bestaande gegevens blijven zoals ze zijn
Staat een sollicitant al in het recruitmentsysteem, dan past het systeem het bestaande profiel niet aan. De sollicitatie en het cv komen erbij, en de recruiter beslist zelf wat er wordt bijgewerkt. Herkent het systeem de vacature niet, dan gaat de sollicitatie naar één vaste collega, zodat er nooit een sollicitatie zoekraakt.
Profiel van de kandidaatStond al in het systeemOngewijzigdWoonplaatsLeidenVakgebiedEngelsBeschikbaarMa t/m wo
SollicitatieDocent EngelsToegevoegd
Cvcv-2026.pdfToegevoegd
Woonplaats in de sollicitatieAlphen aan den RijnRecruiter beslist
Hoe het werkt
Een sollicitatie op de partnersite komt langs vier plekken, tot de recruiter er een e-mail over krijgt.
Partnersite → Systeem van Derec · Een sollicitatie
Iemand solliciteert
Iemand solliciteert op de vacaturesite van de partner, op een vacature van Derec. De partnersite stuurt de sollicitatie direct door naar het systeem van Derec, met het cv, de motivatie en de datum waarop iemand beschikbaar is. Dit is de enige stap die iemand zelf doet.
Systeem van Derec → Recruitmentsysteem · De kandidaat en het cv
De kandidaat komt bij de vacature
Het systeem kijkt eerst of de sollicitant al in het recruitmentsysteem staat. De vacature vindt het aan de link in de sollicitatie, die naar de vacature op de site van Derec verwijst.Voor een nieuwe sollicitant maakt het systeem een kandidaat aan en koppelt die aan de vacature. Het cv komt in het dossier, de motivatie als notitie.
Systeem van Derec → Recruiter · Een e-mail
De recruiter weet het direct
Bij een nieuwe kandidaat gaat de e-mail naar de recruiter van de vacature, bij een bekende kandidaat naar de recruiter bij wie die kandidaat al hoort.In de e-mail staan de gegevens uit de sollicitatie, zoals de motivatie en het diploma, de links naar de vacature en een knop naar de kandidaat. Kon het cv niet worden opgehaald, of was de kandidaat al bekend, dan staat dat erbij.
Waar het op draait
- Webhook van de partnersiteGeeft elke sollicitatie direct door, en alleen van een afzender die bekend is.
- Job queue met idempotente verwerkingProbeert het opnieuw als een stap mislukt, en verwerkt een dubbele sollicitatie één keer.
- API-koppeling met CarerixMaakt de kandidaat aan en koppelt die aan de vacature.
- E-mailStuurt de recruiter de melding met een link naar het dossier.
Wat het oplevert
Sinds mei 2026 is het in gebruik bij Derec. De recruiter kan direct reageren, omdat een sollicitatie niet meer eerst hoeft te worden doorgestuurd.
Een sollicitatie via de partnersiteEerstKwam als e-mail bij één collega binnenNuStaat direct als kandidaat in het recruitmentsysteem
Bij welke recruiter de sollicitatie hoortEerstZocht een collega per e-mail uitNuVolgt uit de vacature waarop is gesolliciteerd
Wanneer de recruiter het weetEerstNadat de e-mail was doorgestuurdNuOp het moment dat iemand solliciteert