Dezelfde informatie voor het hele team
Elk gesprek komt in het dossier van de kandidaat. Daardoor kan iedere collega zien wat er is afgesproken, ook als de verantwoordelijke recruiter er niet is.
LiveGemaakt voor
AI WhatsApp-samenvattingen
AI vat elk WhatsApp-gesprek tussen een recruiter en een kandidaat samen, zodat het hele team ziet wat er is afgesproken.
- Rol
- Zelf ontworpen en gebouwd, van begin tot eind
- Periode
- april – augustus 2026
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau. De recruiters helpen kandidaten aan werk en houden contact met hen via WhatsApp, op hun eigen telefoon. Ik heb een oplossing gebouwd waarmee AI van elk gesprek automatisch een korte samenvatting schrijft en die in het dossier van de kandidaat zet, in het recruitmentsysteem waar het hele bedrijf in werkt.
AAidenWhatsApp
Ben je beschikbaar vanaf week 32?Ja, het liefst in de ochtend.Ik stuur je deze week twee scholen.
Dossier van AidenIn het recruitmentsysteemBeschikbaar voor het hele team
WhatsApp-gesprekAfgerond
Beschikbaar vanaf week 32Kan vanaf week 32 starten, liefst in de ochtend. Vroeg naar de reisafstand tot Alphen; deze week volgen twee scholen.
Wat het verbetert
Niets met de hand overtypen
AI schrijft de samenvatting en slaat die zelf op. Na een gesprek hoeft een recruiter niets meer te doen, en elk gesprek wordt op dezelfde manier vastgelegd.
Recruiters werken zoals ze gewend zijn
Recruiters houden dezelfde telefoon, dezelfde app en hetzelfde nummer. Niemand hoeft een nieuwe tool te leren.
Het probleem
VOORHEEN
Alle afspraken stonden op één telefoon
Een recruiter en een kandidaat spreken in een chat veel af: wanneer iemand kan beginnen, welk werk bij diegene past en wat er nog wordt opgestuurd. Die informatie stond alleen in de WhatsApp van de recruiter zelf, en kwam pas in het recruitmentsysteem als de recruiter alles achteraf overtypte. Daardoor kon een collega die de kandidaat overnam niet zien wat er was afgesproken.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom geen gedeelde inbox
De gebruikelijke oplossing is een gedeelde inbox: één programma waarin het hele team samen WhatsApp afhandelt. Daarvoor moeten recruiters de app waarmee ze graag werken inruilen voor een andere, en dan is de kans klein dat het in de praktijk wordt gebruikt. Het uitgangspunt was daarom een oplossing waarvoor niemand zijn manier van werken hoeft aan te passen.
De oplossing
HET NUMMER
Het telefoonnummer koppelen
Het nummer dat een recruiter al gebruikt, wordt gekoppeld aan het systeem van Derec. Alles blijft op de telefoon staan en de app blijft werken zoals de recruiter gewend is.
+31 6 •• •• •• 04Nummer van de recruiter
Systeem van DerecGekoppeld
DE BERICHTEN
Elk bericht komt binnen
Vanaf dat moment ontvangt het systeem een kopie van elk bericht dat wordt verstuurd of ontvangen.
Ben je beschikbaar vanaf week 32?Ja, het liefst in de ochtend.Ik stuur je deze week twee scholen.
DE SAMENVATTING
AI schrijft de samenvatting
AI schrijft een korte samenvatting van wat er is besproken en afgesproken. Daarbij geeft de AI aan of het gesprek is afgerond, en splitst die verschillende onderwerpen waar nodig op in aparte notities.
Geschreven door AI
DE NOTITIE
In het dossier van de kandidaat
De samenvatting komt als notitie in het dossier van de kandidaat in Carerix, het recruitmentsysteem waar het hele bedrijf in werkt. Het onderwerp laat direct zien waar het gesprek over ging.
WhatsApp-gesprekAfgerond
Beschikbaar vanaf week 32Kan vanaf week 32 starten, liefst in de ochtend. Vroeg naar de reisafstand tot Alphen; deze week volgen twee scholen.
PRIVACY
Gesprekken worden gelezen, niet gedeeld
AI leest een gesprek alleen om er een samenvatting van te schrijven, en deelt het verder niet. Alleen die samenvatting komt in het recruitmentsysteem, en een recruiter kan een notitie altijd zelf verwijderen. Gesprekken tussen twee collega's worden niet opgeslagen, zodat collega's gewoon met elkaar kunnen blijven chatten.
WhatsApp op de telefoonKKandidaatJa, het liefst in de ochtend.SamengevatCCollegaLunch om half één?Niet opgeslagen
Alleen de samenvatting gaat naar het dossierWhatsApp-gesprekAfgerond
Beschikbaar vanaf week 32Kan vanaf week 32 starten, liefst in de ochtend. Vroeg naar de reisafstand tot Alphen; deze week volgen twee scholen.
Hoe het werkt
Van een chat tot een notitie in het dossier van de kandidaat: onderweg komt een bericht langs vijf plekken.
Telefoon van de recruiter → WhatsApp · Een bericht, heen of terug
De recruiter chat zoals altijd
Een recruiter en een kandidaat sturen elkaar berichten, zoals ze gewend zijn. Dit is de enige stap die een mens zet; alles daarna gaat automatisch.
WhatsApp → Systeem van Derec · Een kopie van het bericht
Direct doorgegeven
Zodra een bericht wordt verstuurd of ontvangen, stuurt WhatsApp via een webhook een kopie naar het systeem van Derec. Aan het telefoonnummer herkent het systeem de kandidaat en voegt het bericht toe aan het juiste gesprek.
Systeem van Derec → AI · Het gesprek tot nu toe
NA 10 MINUTEN STILTE
Een eerste samenvatting
Alles wat tot nu toe is besproken, gaat naar de AI, die er een samenvatting van schrijft.
AI → Recruitmentsysteem · De samenvatting
Direct beschikbaar in het dossier
De samenvatting komt als notitie in het dossier van de kandidaat, waardoor collega's al kunnen meelezen terwijl het gesprek nog loopt. Wordt er meer gezegd, dan wordt dezelfde notitie bijgewerkt.
Systeem van Derec · Twee uur stilte
Dan wacht het systeem
Om de AI niet onnodig vaak te laten draaien, wacht het systeem tot het twee uur stil is. Pas dan start een krachtiger AI-model, dat het gesprek nauwkeuriger indeelt.
Systeem van Derec → AI · Het hele gesprek
Waar ging de chat over?
De hele chat gaat opnieuw naar de AI, nu met een andere vraag: welke gesprekken zitten erin, en is elk daarvan afgerond?Een chat over een startdatum en over een contract bestaat uit twee gesprekken. Elk gesprek krijgt een eigen onderwerp en de status afgerond of nog open.
AI → Recruitmentsysteem · Een notitie per gesprek
Het dossier is bijgewerkt
Elk gesprek wordt als notitie opgeslagen in het dossier van de kandidaat, met het juiste onderwerp erbij. Wacht een gesprek nog op antwoord, dan wordt de notitie bijgewerkt zodra dat antwoord komt.De recruiter hoefde daar niets voor te doen.
Waar het op draait
- Meta Cloud API met webhooksGeeft elk bericht door zodra het wordt verstuurd of ontvangen.
- Job queue met uitgestelde takenWacht tot een chat is stilgevallen voordat er iets gebeurt.
- LLM met vaste instructies (prompt)Schrijft elke samenvatting gestructureerd en in dezelfde vorm.
- API-koppeling met CarerixZet elke notitie in het dossier van de kandidaat.
Wat het oplevert
Sinds augustus 2026 is het in gebruik bij Derec. De informatie over een kandidaat staat nu op één plek, en het hele team kan erbij.
Wat er met een kandidaat is afgesprokenEerstBleef op de telefoon van één recruiterNuStaat in het dossier van de kandidaat, beschikbaar voor iedere collega
Een collega die het overneemtEerstMoest navragen wat er was afgesprokenNuLeest de notities
Wanneer het laatste contact wasEerstMoest worden nagevraagd bij collega'sNuIs direct te zien aan de datum van de notities