De twee systemen blijven gekoppeld
Elk contract verwijst naar de plaatsing waar het bij hoort, dus een contract in het salarissysteem is altijd te koppelen aan de plaatsing in het recruitmentsysteem. Voorheen kon dat soms niet.
LiveGemaakt voor
Automatische koppelingscheck
Elk nieuw contract wordt automatisch gecontroleerd op de verwijzing naar de plaatsing, zodat het salarissysteem en het recruitmentsysteem aan elkaar gekoppeld blijven.
- Rol
- Zelf ontworpen en gebouwd, van begin tot eind
- Periode
- juli – augustus 2026
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau. Gaat een kandidaat via Derec aan het werk, dan staat die plaatsing in het recruitmentsysteem en komt er een contract in het salarissysteem, waarin de gewerkte uren worden gefactureerd. Een verwijzing in het contract naar de plaatsing is de link tussen die twee systemen: alleen daarmee zijn contract en plaatsing aan elkaar te koppelen en samen te gebruiken. Ik heb een oplossing gebouwd die elk nieuw contract automatisch op die verwijzing controleert en de administratie een e-mail stuurt als die ontbreekt.
Contract 2041In het salarissysteemStatusDefinitiefVerwijzing naar plaatsingLeeg
AdministratieEén e-mail
Aan de administratie
Contract 2041 mist de verwijzingVul de verwijzing naar de plaatsing aan in het contract.
Wat het verbetert
Een ontbrekende koppeling valt direct op
De administratie krijgt een melding zodra het contract definitief is. Voorheen viel een ontbrekende verwijzing pas op wanneer de gegevens uit beide systemen samen nodig waren.
Gegevens samen te gebruiken
Omdat contract en plaatsing gekoppeld zijn, kunnen andere toepassingen de gegevens uit beide systemen samen gebruiken. Voorheen moest de administratie een contract zonder verwijzing eerst met de hand uitzoeken.
Het probleem
VOORHEEN
Bij een handmatig contract bleef het veld soms leeg
Meestal vult het recruitmentsysteem de verwijzing zelf in. Wordt een contract met de hand aangemaakt in het salarissysteem, dan moet een medewerker de verwijzing invullen, en niets controleerde of dat ook echt gebeurde. Bleef het veld leeg, dan kwam dat pas aan het licht wanneer de gegevens samen nodig waren.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom geen wekelijkse controle
De gebruikelijke oplossing is een lijst met contracten die iemand elke week naloopt. Dat is terugkerend handwerk, en een contract is dan al dagen in gebruik voordat iemand de fout ziet. Daarom controleert deze oplossing op het moment dat het contract ontstaat, en hoort de administratie alleen iets als er iets te herstellen is.
De oplossing
HET MOMENT
Controleren zodra het contract ontstaat
Het salarissysteem, waarin Derec contracten en uren beheert, geeft elk nieuw of gewijzigd contract direct door. De controle vindt een ontbrekende verwijzing zo terwijl het contract nog in behandeling is.
Contract 2041 is definitiefWordt gecontroleerdNu
De uren op dit contractWorden verwerktLater
DE CONTROLE
Alleen definitieve contracten
Een contract in concept wordt nog ingevuld, en een contract dat stopt is al oud. De controle kijkt daarom alleen naar een contract op het moment dat het definitief wordt.
ConceptOvergeslagen
DefinitiefGecontroleerd
GestoptOvergeslagen
DE MELDING
Eén e-mail aan de administratie
Ontbreekt de verwijzing een minuut later nog steeds, dan krijgt de administratie een e-mail. Daarin staat om welk contract het gaat en wat er moet gebeuren, zodat de administratie het direct kan herstellen.
Aan de administratie
Contract 2041 mist de verwijzingVul de verwijzing naar de plaatsing aan in het contract.Of maak een nieuw contract aan waarin de verwijzing is ingevuld.
SAMENHANG
Waar de koppeling voor nodig is
Met de verwijzing zijn de gegevens uit het salarissysteem en het recruitmentsysteem samen te gebruiken. Het margedashboard is daar een voorbeeld van: het koppelt zo de gefactureerde uren aan een plaatsing. Ontbreekt de verwijzing, dan blijft een regel daar wachten totdat de administratie heeft uitgezocht waar die bij hoort.
MargedashboardGefactureerde uren per contract
Contract 2041Gekoppeld
Contract 2057Gekoppeld
Contract 2063Wacht op de administratie
Waar het op draait
- Webhook vanuit het salarissysteemGeeft elk nieuw of gewijzigd contract direct door.
- Job queue met vertragingHoudt een contract een minuut vast voordat de controle het bekijkt.
- E-mailmeldingVerstuurt de melding naar de administratie.
Wat het oplevert
Derec gebruikt de controle sinds juli 2026. De administratie herstelt een contract zonder verwijzing nu zodra het definitief is, zodat het salarissysteem en het recruitmentsysteem aan elkaar gekoppeld blijven.
Een contract zonder verwijzingEerstViel pas op als de gegevens samen nodig warenNuWordt gemeld zodra het contract definitief is
Contract en plaatsingEerstSoms niet aan elkaar te koppelenNuBlijven aan elkaar gekoppeld
Wie erop letEerstEen collega, als het later opvielNuHet systeem, bij elk contract