Elk gesprek staat in het dossier
De samenvatting komt in het dossier van de kandidaat of contactpersoon. Daardoor kan een collega teruglezen wat er is besproken, ook zonder er zelf bij te zijn geweest.
LiveGemaakt voor
AI telefoonsamenvattingen
AI vat elk telefoongesprek samen en zet de samenvatting in het dossier, zodat het hele team weet wat er is besproken.
- Rol
- Zelf ontworpen en gebouwd, van begin tot eind
- Periode
- oktober 2025 – augustus 2026
Wat het is
Derec is een Nederlands uitzend- en detacheringsbureau voor het onderwijs. De recruiters en accountmanagers bellen de hele dag met kandidaten en scholen, en spreken in die gesprekken veel af. Ik heb een oplossing gebouwd waarmee AI van elk telefoongesprek automatisch een samenvatting schrijft, die in het dossier komt en per e-mail naar de collega gaat die het gesprek voerde.
TelefoongesprekEen collega belt
Gesprek met AidenZojuist afgelopen
Dossier van AidenIn het recruitmentsysteemOok per e-mail naar de collega
TelefoongesprekAutomatisch
Aiden kan vanaf week 32 beginnen, het liefst in de ochtend. Afgesproken: deze week volgen twee scholen.
Wat het verbetert
Niemand hoeft iets te noteren
AI schrijft de samenvatting nadat een gesprek is afgelopen. Een collega hoeft na het ophangen niets te typen en kan direct door naar het volgende gesprek.
Ook een samenvatting in de mailbox
De collega die het gesprek voerde, krijgt de samenvatting ook per e-mail. Na een dag bellen leest diegene in de eigen mailbox terug wat er met wie is afgesproken.
Het probleem
VOORHEEN
Wat er was afgesproken, wist één collega
Wat in een telefoongesprek werd besproken, wist alleen de collega die het gesprek voerde, totdat die het opschreef. Tussen twee gesprekken door gebeurde dat vaak niet. Daardoor wist een collega die een kandidaat overnam niet altijd wat er al was besproken.
DE GEBRUIKELIJKE OPLOSSING
Waarom geen notitie na elk gesprek
Meestal spreekt een team af dat iedereen na elk gesprek een notitie maakt. Op een drukke dag is dat het eerste wat blijft liggen, en iedere collega noteert het op een eigen manier. Het doel werd daarom een samenvatting waarvoor niemand iets hoeft te doen.
De oplossing
HET GESPREK
Bellen zoals altijd
Een collega belt via de telefooncentrale van het bedrijf. Zodra een gesprek is afgelopen, haalt het systeem van Derec de opname op die de telefooncentrale al maakt.
Gesprek met AidenZojuist afgelopen
DE TEKST
De opname wordt uitgeschreven
AI zet de opname om naar tekst en houdt daarbij de twee sprekers uit elkaar.
Spreker 1Spreker 2Spreker 1
DE SAMENVATTING
AI schrijft de samenvatting
AI schrijft een korte samenvatting van wat er is besproken en afgesproken. Een voicemail of een gesprek zonder inhoud wordt overgeslagen.
Een inhoudelijk gesprekSamengevat
VoicemailOvergeslagen
Verkeerd verbondenOvergeslagen
DE NOTITIE
In het dossier en in de mailbox
De samenvatting komt als notitie in Carerix, het recruitmentsysteem waar het hele bedrijf in werkt. Is het telefoonnummer bekend, dan staat de notitie direct bij de juiste kandidaat of contactpersoon.
TelefoongesprekAutomatisch
Aiden kan vanaf week 32 beginnen, het liefst in de ochtend. Afgesproken: deze week volgen twee scholen.
PRIVACY
Niet elk gesprek wordt samengevat
Gesprekken tussen twee collega's worden overgeslagen voordat er iets wordt uitgeschreven, zodat collega's gewoon met elkaar kunnen blijven bellen. Een voicemail of een verkeerd verbonden gesprek levert geen notitie op. De e-mail met de samenvatting gaat alleen naar de collega die het gesprek voerde.
Kandidaat09:14 · 6 minSamengevat
Collega10:02 · 2 minOvergeslagen
School11:30 · 9 minSamengevat
Voicemail13:45 · 18 sGeen notitie
Hoe het werkt
Van een telefoongesprek tot een notitie in het dossier: onderweg komt het gesprek langs vijf plekken.
Collega → Telefooncentrale · Een telefoongesprek
Een collega belt zoals altijd
Een collega belt met een kandidaat of een school, of wordt gebeld. Meer hoeft niemand te doen: de rest gaat automatisch.
Telefooncentrale → Systeem van Derec · Het gesprek is afgelopen
De telefooncentrale meldt het
Zodra iemand ophangt, stuurt de telefooncentrale via een webhook een melding naar het systeem van Derec. Was het een gesprek tussen twee collega's, dan stopt het hier.
Systeem van Derec · Wachten op de opname
Dan wacht het systeem
De opname is niet direct na het ophangen beschikbaar. Daarom kijkt het systeem na een minuut opnieuw en daarna met steeds langere tussenpozen, tot hooguit anderhalf uur na het gesprek. Het zoekt daarbij op het toestel van de collega, zodat altijd vaststaat bij wie een gesprek hoort.
Systeem van Derec → AI · Het uitgeschreven gesprek
Het gesprek gaat naar AI
Is de opname er, dan zet AI het gesprek om naar tekst.AI beoordeelt eerst wat voor opname het is. Alleen een inhoudelijk gesprek gaat verder.
AI → Recruitmentsysteem · De samenvatting
AI → Collega · De samenvatting per e-mail
De samenvatting gaat twee kanten op
AI schrijft de samenvatting. Die komt als notitie in het recruitmentsysteem, waar het hele team die kan teruglezen. Tegelijk krijgt de collega dezelfde samenvatting per e-mail, met de datum en het tijdstip van het gesprek.
Waar het op draait
- Telefooncentrale met webhooksNeemt gesprekken op en meldt wanneer een gesprek is afgelopen.
- Speech-to-text-AI met sprekerherkenningSchrijft de opname uit en houdt de sprekers uit elkaar.
- LLM met vaste instructies (prompt)Beoordeelt of er een gesprek is gevoerd en schrijft de samenvatting.
- API-koppeling met CarerixZet de notitie in het dossier van de kandidaat of contactpersoon.
Wat het oplevert
Sinds eind 2025 is het in gebruik bij Derec. Telefoongesprekken staan nu naast de WhatsApp-gesprekken in het dossier, waardoor het contact met een kandidaat op één plek is terug te lezen.
Wat er in een gesprek is besprokenEerstWist alleen de collega die beldeNuStaat als notitie in het dossier
Na het ophangenEerstZelf een notitie typen, als daar tijd voor wasNuNiets: de samenvatting komt automatisch
Een collega die het overneemtEerstMoest navragen wat er was besprokenNuLeest de notities